Betrouwbare en veilige werkplekken voor gemeente Putten

Putten is een groene, gastvrije en gemoedelijke gemeente op de Veluwe met ruim 24.000 inwoners. Vanuit het moderne gemeentehuis in de dorpskern spannen de medewerkers van het dagelijks bestuur zich in voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. “Bij een professionele en degelijke werkomgeving als de onze hoort een digitale werkplek die betrouwbaar en veilig is,” vertelt Gert Jan Fierloos, ICT-manager bij de gemeente Putten.

Maak adviesafspraak

Gert-Jan-Fierloos-gemeente-Putten-1024x616

“De gemeente bewaart privacygevoelige informatie en beschikt over stukken die soms strikt vertrouwelijk moeten blijven. Dat vraagt om kwalitatief goede middelen en slim beheer. We merkten dat onze 130 werkplekken toe waren aan vernieuwing om de veiligheid goed te blijven waarborgen. Zoveel werkplekken in een keer vervangen, was nou niet een klus die we eenvoudig zelf konden klaren met ons team.” Yellow arrow gelukkig wel.

Kwaliteit en capaciteit

Gert Jan gaat verder: “Binnen onze gemeente werken we met een klein ICT-team dat ook verantwoordelijk is voor informatiebeleid en de helpdesk. Onze werkzaamheden vragen al onze aandacht, waardoor we niet zomaar even iets tussendoor kunnen doen. Bij een implementatie échte aandacht schenken aan de mensen die ermee moeten werken valt daardoor soms tussen wal en schip. Dat wilden we voor dit project anders organiseren.

Je wilt dat de mensen de nieuwe werkplek op de juiste manier in gebruik nemen en dat proces zo soepel mogelijk laten verlopen. Daarom moet je uitgebreid aandacht besteden aan een passende implementatie. Vanuit ons netwerk kwam de naam van yellow arrow al snel naar boven als geschikte partner voor dit project, vooral omdat het om een energieke partij zou gaan die de gebruikers betrekt en meedenkt over hybride werken.”

De keuze voor yellow arrow

Nadat de gemeente de voorstellen van verschillende partijen had bekeken, viel de keuze dan ook op yellow arrow. Gert Jan legt uit: “Voor mij was er direct een klik. Ik had iemand tegenover me zitten die duidelijk oog had voor de klantvraag en niet zo hard aan het proberen was iets te verkopen. Natuurlijk deden we nog wel een referentiecheck. Met de kennis van nu bevestigen we volledig het enthousiaste verhaal dat we daar hoorden.”

Op naar 130 moderne werkstations

Maar hoe zit het dan met die nieuwe werkplekken? Gert Jan: “Yellow arrow heeft ons geholpen bij het inrichting van de beheeromgeving van 130 nieuwe laptops. Ook zorgden ze voor de distributie naar de huisadressen en een goede communicatie tijdens de hele oplevering. Zo’n project kost veel tijd en heeft daarom een duidelijke structuur nodig. Dat begreep yellow arrow maar al te goed. We begonnen met een kick-off in de vorm van een workshop. Tijdens deze sessie werden de rollen verdeeld en hielp yellow arrow bij het inzichtelijk maken van de wensen voor de juiste beheeromgeving. Wij kunnen zelf veel, maar weten daarbij niet of we echt alle benodigde kennis in huis hebben. Yellow arrow leverde een goed voorstel met een plan van aanpak, een ‘strak plan’ zoals ze dat zelf noemen. Met deze informatie op zak kon ons team het werk verder zelf doen. Op die manier haalden we meteen het beste uit onze eigen mensen.

Communicatie en implementatie

De communicatie met de eindgebruikers is een belangrijk onderdeel van het project en medebepalend voor het succes. Gert Jan legt uit: “Yellow arrow heeft meerdere e-mails verstuurd naar de eindgebruikers. Hierin stond wanneer men wat kon verwachten en wat het voor die persoon daadwerkelijk zou inhouden. Bij ontvangst van de laptop moesten de gebruikers zelf nog een aantal instellingen aanpassen, waarna ze de laptop in gebruik konden nemen. Hiervoor maakte yellow arrow zelfs nog een instructievideo waarin alles stap voor stap werd uitgelegd. Iedereen kon zo in zijn of haar eigen tempo de laptop instellen. Op de eerste dag van ingebruikname was er ook nog een medewerker van yellow arrow aanwezig op de helpdesk en later is er nog een aantal online inloopsessies georganiseerd via Microsoft Teams. Opvallend was dat daar nauwelijks gebruik van gemaakt is, omdat het gewoon niet hoefde. Dan kun je toch wel concluderen dat de uitrol succesvol is geweest.”

Flexibel meedenken en aanpakken

Jeroen Tuin, projectmanager alias wegwijzer bij yellow arrow, vertelt: “Bij veel projecten die wij uitvoeren doen wij alles van begin tot einde voor de opdrachtgever. Bij de gemeente Putten was er juist sprake van een samenwerking waarin we ondersteunend te werk gingen. Voor ons een leuke afwisseling. Door zaken als corona verloopt een planning soms net even anders dan gedacht. Bij yellow arrow zijn we flexibel en is het geen enkel probleem om daarin mee te bewegen met de opdrachtgever. Het totaal van advies, strategie, ondersteuning, communicatie en distributie heeft dit project ontzettend interessant gemaakt en leuk om aan te werken.”

Samenwerking

Gert Jan glimlacht: “Ik vind het leuk om een bedrijf te treffen met jonge gasten die over hun grenzen meedenken. Ze staan er voor open om de klant zelf ook mee te laten werken in het project. Zo vorm je samen één groot team. Zoals je ze de eerste keer aan tafel hebt, zijn ze ook in de omgang tijdens het werk. Ons gebrek aan capaciteit en expertise vingen ze perfect op en dat mogen ze een volgende keer weer doen.”