Nieuws Moderne werkplek
28 mei 2024

Microsoft (365) Copilot: jouw slimme digitale assistent

Droom je van een digitale assistent die je helpt met de tijdrovende taken op je werk? Die je mails beantwoordt? Een presentatie in elkaar zet? Een goede tekst schrijft? Dat snappen wij. Maar liefst 80 procent van al onze taken en verantwoordelijkheden op een werkdag wordt opgeslokt door zaken waar je helemaal niet mee bezig wílt zijn. Jij stort je liever op persoonlijke ontwikkeling of de vooruitgang van je organisatie. Goed nieuws: zo'n assistent bestaat! Wij stellen je voor aan Microsoft (365) Copilot.

Microsoft (365) Copilot is een geavanceerde AI-assistent die is ontworpen om je te helpen met taken in de Microsoft 365-omgeving. Copilot maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om tekst te interpreteren en te genereren, afbeeldingen en video's te maken, vragen te beantwoorden en suggesties te geven. Je voelt het al: dit gaat je helpen om die 80 procent terug te dringen en meer tijd (en energie) over te houden voor zaken waar je écht mee bezig wilt zijn op een werkdag.

Microsoft (365) Copilot

Voordat ik er dieper op in ga, wil ik eerst iets ophelderen:  het verschil tussen Microsoft Copilot en Microsoft 365 Copilot.
Microsoft Copilot is geïntegreerd binnen je Microsoft Edge-browser. Je kunt hiermee chatten, teksten laten opstellen, afbeeldingen laten maken en analyseren. Alle resultaten die je terugkrijgt, zijn gebaseerd op informatie die online te vinden is. Een voordeel van deze tool is dat alle informatie die je deelt nergens wordt opgeslagen en dus met niemand buiten je organisatie wordt gedeeld. 
Microsoft 365 Copilot is geïntegreerd in verschillende Microsoft 365-applicaties. Welke applicaties dat zijn? Daar kom ik zo op terug. De antwoorden die je terugkrijgt vanuit Microsoft 365 Copilot zijn gebaseerd op jouw eigen beschikbare data in de Microsoft Graph. Dat is de plek waar persoonlijke en organisatiegegevens worden opgeslagen binnen je Microsoft 365-omgeving. 

In deze blog vertel ik je meer over de voordelen, voorbeelden, aandachtspunten en mogelijkheden van de laatste variant: Microsoft 365 Copilot.  

yellowarrow-blog-haal-jij-alles-uit-microsoft-365-1000x500

Wat zijn de voordelen van Microsoft 365 Copilot? 

Microsoft 365 Copilot helpt je om je werkdag makkelijker, leuker en efficiënter te maken. Een paar voorbeelden: 

  • Copilot bespaart je tijd door je te helpen met routinematige of repetitieve taken, zoals het schrijven van e-mails, het maken van samenvattingen, het opstellen van actiepunten, het vertalen van teksten, het invullen van formulieren, het aanvullen van tabellen en het opmaken van presentatieslides. 
  • Copilot stimuleert je creativiteit door je te inspireren met nieuwe ideeën, suggesties en voorbeelden.  
  • Copilot verbetert de samenwerking door je te helpen met het communiceren, delen en afstemmen met je collega's, klanten en partners. Copilot helpt je bijvoorbeeld met het voorbereiden en volgen van vergaderingen, het beantwoorden van vragen, het geven van feedback, het personaliseren van berichten en het aanpassen van je tone of voice. 
  • Copilot vergroot je kennis door je te helpen met het vinden, analyseren en begrijpen van informatie. Copilot kan je bijvoorbeeld helpen met het zoeken op het web, het raadplegen van je eigen documenten, het stellen van vragen aan experts, het opvragen van highlights en inzichten en het leren van nieuwe vaardigheden. 

Logo met payoff

Wat zijn enkele praktische voorbeelden? 

Microsoft 365 Copilot heeft een Copilot voor bijna elke Microsoft Cloud-ervaring. Zo is er een Copilot die is geïntegreerd in applicaties zoals Word, Excel, Outlook, Teams en PowerPoint. Daarnaast is er een Copilot voor het Microsoft Power Platform, OneDrive, SharePoint en zelfs kleinere applicaties zoals Forms, Planner en OneNote. Er is ook een Copilot voor Windows, die in de toekomst standaard wordt aangeboden op Windows-apparaten. 

Om je een idee te geven van wat Copilot kan doen, geef ik je vijf voorbeelden: 

  • Copilot in Teams helpt je met het samenvatten en highlighten van je vergaderingen, het opsommen van actiepunten, het stellen van vervolgvragen en het terugkijken van belangrijke informatie. 
  • Copilot in Word helpt je met het schrijven en checken van teksten, het stellen van vragen over de inhoud, het wijzigen van je tone of voice en het maken van nieuwe documenten met een ander document als inspiratie. 
  • Copilot in PowerPoint helpt je met het maken en aanpassen van presentaties, het creëren van afbeeldingen op basis van een omschrijving, het stellen van vragen over de inhoud en het maken van presentaties op basis van een omschrijving of een aantal documenten. 
  • Copilot in Excel helpt je met het analyseren en visualiseren van data, het stellen van vragen over de data, het opvragen van highlights, het laten maken van formules op basis van een omschrijving, het automatisch aanvullen van kolommen en rijen en het maken van tabellen op basis van data. 
  • Copilot in Outlook helpt je met het beheren en beantwoorden van e-mails, het samenvatten van e-mails, het laten schrijven van e-mails in een gewenste tone of voice zoals formeel, informeel, grappig of zelfs dichtvorm. Ook komt er over een poosje een functie beschikbaar waarbij je een e-mail kan laten opstellen gebaseerd op jouw eigen tone of voice. En dan is er nog Mailcoach, een tool die je advies geeft over de inhoud van je e-mail en over hoe die mail bij de ander overkomt. Ben je bijvoorbeeld niet té direct in je e-mail? 

Denk je nu al bij minstens twee voorbeelden: dat is iets voor mij! Dan is het zeker de moeite waard om Microsoft Copilot aan te schaffen. Wij helpen je graag verder.

vergaderen

Wat zijn de aandachtspunten van Microsoft 365 Copilot? 

Microsoft 365 Copilot is een innovatieve tool die veel voordelen biedt, maar het is ook belangrijk om je bewust te zijn van de aandachtspunten. Ik noem er vijf: 

  • Copilot is nog in ontwikkeling en werkt nog niet altijd even goed. Sommige applicaties, zoals PowerPoint en Excel, laten nog te wensen over.  
  • Copilot is geen vervanging van je eigen kennis en kunde. Het is een hulpmiddel dat je ondersteunt, maar niet alles voor je kan doen. Je moet nog steeds je eigen inzicht, oordeel en expertise gebruiken om de output van Copilot te beoordelen en te verbeteren. 
  • Zoals ik al eerder aangaf, worden antwoorden gebaseerd op je eigen data. De validiteit en nauwkeurigheid van de antwoorden die je terugkrijgt, hangt dus af van hoe goed jij of jouw organisatie de datahuishouding op orde heeft. Zorg ervoor dat dit op orde is voordat je gebruikmaakt van Copilot.
  • Wees en blijf kritisch! Neem je verantwoordelijkheid en gebruik je verstand. Copilot is geen magische oplossing die altijd perfecte antwoorden geeft. Controleer altijd de output en wees je bewust van de risico's van AI, wat betreft privacy en onjuiste informatie. 
  • Leer ermee omgaan. Het antwoord datje terugkrijgt valt of staat met het stellen van de juiste vragen (prompting). Probeer daarom zo volledig en duidelijk mogelijk te zijn in je prompt. Geef een opdracht mee, geef context mee, specificeer een tone of voice en een outputformaat, maar vergeet ook niet de bronnen op te geven die Copilot moet raadplegen bij het geven van het antwoord. 

Microsoft 365 Copilot is een slimme assistent die je kan helpen om taken binnen je werkdag te vereenvoudigen of uit handen te nemen. Het is geen wondermiddel, maar een hulpmiddel. Je moet nog steeds je eigen verstand, vaardigheden en verantwoordelijkheid gebruiken om het beste uit Copilot te halen.

Wat kan er nog meer? 

Naast de out of the box-oplossingen die Microsoft standaard biedt met Copilot kun je met Copilot Studio eigen databronnen toevoegen aan Microsoft Copilot. Dan koppel je bijvoorbeeld externe applicaties zoals een HRM- of CRM-systeem aan Microsoft Copilot, zodat medewerkers hun vragen centraal kunnen stellen aan Copilot. Die raadpleegt zelf de juiste bron en geeft vervolgens het juiste antwoord.  

Dit is nog maar één voorbeeld, de mogelijkheden zijn vrijwel ongelimiteerd. Hier ga ik voor nu niet verder op in, maar ik praat je graag helemaal bij.

Wil je meer weten over Microsoft 365 Copilot? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder met de implementatie en adoptie van jouw handige digitale assistent. 

Maak een afspraak

Corné van Veldhuizen,

VOOR DE LIEFHEBBER

Klaar om aan de slag te gaan?
Vertel ons waar je heen wilt met jouw organisatie, dan selecteren wij de oplossingen. Helder en onafhankelijk!