Met de explosieve groei van Microsoft Teams is ook de term ‘governance’ en ‘governanceplan’ relevanter dan ooit. Een governanceplan is veelomvattend. Van simpele afspraken tot diepgewortelde beleidsbepalingen. In dit artikel leg ik uit wat een governanceplan is, wat erin staat en waarom Microsoft Teams niet zonder kan.

Wat is een governance plan?

De korte uitleg is: Een goveranceplan is een plan waarin je afspraken en beleidsregels vastlegt over het gebruik van een applicatie.

De lange uitleg leert ons dat we het hier niet over een paar spelregels hebben. Van afspraken tot beleidsregels en van bedrijfsprocessen tot verantwoordelijkheden. In een goed governanceplan staat het allemaal. We horen het nu vaak als het over Microsoft Teams gaat. Toch is een governanceplan bij veel meer applicaties een goed idee. Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van SharePoint. Deze gaat gepaard met veel vragen en besluiten die de fundering van je IT omgeving vormen. Een governanceplan zorgt ervoor dat je over de inrichting en het gebruik van je applicatie nadenkt. Daarnaast zorgt het voor structuur voor zowel de eindgebruiker als de applicatiebeheerder en iedereen die er tussenin zit.

Een governanceplan is een gedetailleerd document dat ons helpt bij de inrichting van een applicatie en zodoende ook als naslagwerk gebruikt kan worden.
“Waarom hebben we hier ook alweer voor gekozen?”
Het antwoord hierop moet je kunnen terugvinden in het governanceplan.

Tip: Je plan raakt vaak meerdere afdelingen binnen de organisatie. Daarom maak je een governanceplan nooit alleen. Vooral bij grotere organisaties zie je dat een governanceplan langs verschillende disciplines gaat. Juist omdat je governanceplan langs veel verschillende afdelingen gaat, heb je ook te maken met verschillende mensen. Niet iedereen vindt IT net zo gaaf als wij. Vanuit yellow arrow vinden we dat een governanceplan (net als elk ander document) voor iedereen leesbaar moet zijn. We gebruiken daarom zo min mogelijk jargon en leggen gemaakte keuzes uit aan de hand van werkscenario’s.

Wat staat er in een governanceplan voor Microsoft Teams

Eigenlijk geef je in een governanceplan antwoord op veel vragen. Het begint met hele basale vragen zoals:

• Mogen er externen in onze Teams omgeving?
• Mag iedereen een Team aanmaken?

Dit zijn basisvragen die elke organisatie wel kan beantwoorden voor zichzelf. En toch, als je dieper in gaat op de bovenstaande 2 vragen, kom je al snel tot de ontdekking dat zo’n plan toch wel een goed idee is. Laten we eens kijken welke vragen erachter wegkomen:

• Mogen er externen in onze Teams omgeving?
  • Zijn er Teams waarin het noodzakelijk is om met externen samen te werken?
  • Zijn er domeinen waarmee we wel in een Team willen samenwerken?
  • Mogen externen volwaardig lid worden of mogen ze alleen als ‘Gast’ worden toegevoegd?
  • Mag er wel extern gedeeld worden vanuit Teams?
  • Mag er wel vergaderd worden met externen?
  • Hoe zorgen we ervoor dat dit wordt nageleefd?
  • Wie is er verantwoordelijk dat dit wordt nageleefd?

Dat zijn al 7 vragen die allemaal te maken hebben met die ene eerste vraag die elke organisatie zichzelf stelt wanneer ze Microsoft Teams gaan gebruiken.

We zien vaak dat organisaties Microsoft Teams hebben aangezet om in het thuiswerken te kunnen voorzien. Elke keer dat je met je ogen knippert zijn er 5 Teams bijgekomen en de applicatiebeheerders lachen hardop om het zoveelste test-Team van de salesafdeling. Dat brengt ons bij vraag 2:

• Mag iedereen een Team aanmaken?
  • Zo niet, wie dan wel?
  • Wanneer maken we eigenlijk een Team aan?
  • Wat mag er absoluut niet in Teams komen?
  • Hoe zorgen we ervoor dat dit wordt nageleefd?
  • Wie is er verantwoordelijk dat dit wordt nageleefd?
  • Automatiseren we de aanmaak van een Team?
  • Wie wordt de eigenaar van een Team?

En zo kunnen we nog wel even doorgaan. Je ziet dat er achter elke simpele vraag meerdere vragen vandaan komen die je dwingen om goed na te denken over je keuzes.

Dan zijn er nog vragen waar je als organisatie niet direct aan denkt omdat het nog niet is voorgekomen. Hoe gaan we bijvoorbeeld om met Teams die niet meer relevant zijn? Gaan we ze automatisch verwijderen? Wat doen we dan met de data in het Team?

Kortom, in een governanceplan leggen we vast hoe we de applicatie en de inhoud beheersbaar houden.

Waarom is een governanceplan zo belangrijk voor Teams

Waarom is governance bij Teams dan zo relevant? Bij SharePoint geldt toch hetzelfde? Dat klopt zeker. Ook bij SharePoint zou je een governanceplan moeten opstellen. Het verschil zit hem in de manier waarop we gebruik maken van SharePoint ten opzichte van Teams. Veel organisaties zien SharePoint als hun nieuwe fileshare (overigens is SharePoint veel meer dan dat maar daar gaan we nu niet op in). De vervanger van de welbekende :\G Schijf voor hun gedeelde documenten. Zo wordt het dan ook vaak gebruikt. Het is een relatief statische omgeving. Teams is een applicatie die ons laat samenwerken met collega’s en externen. Dit is een geheel nieuwe applicatie en dwingt ons daarom na te denken over zaken waar we eerder nog nooit over hoefden na te denken. Het is een hele dynamische applicatie die constant aan verandering onderhevig is.

Elk Team, elke afdeling of elke projectgroep werkt dagelijks samen in hun Team. Er komen meer Teams bij en ook daar worden weer documenten in gecreëerd. Als je van tevoren geen structuur aanbrengt via een governanceplan, raak je het overzicht kwijt. Dit betekent dat je documenten verdwijnen omdat je niet meer weet in welk Team ze staan. Je gaat werk dubbel doen of vergeet documenten af te ronden. Oftewel, je bent niet meer in controle over je omgeving. Een governanceplan heeft alles te maken met het behouden van de controle van je applicatie en de data die erin staat.

We zien dat veel organisaties Microsoft Teams versneld hebben uitgerold en daarom geen governanceplan hebben opgesteld. Ons advies is om met terugwerkende kracht een governanceplan op te stellen nu het nog behapbaar is. Hou je huidige omgeving tegen je nieuwe governanceplan aan, pas aan wat nodig is en ga op de juiste manier verder. Microsoft Teams is met een noodgang in de organisaties terechtgekomen. Het gebruik zal op den duur wellicht afnemen, maar helemaal verdwijnen gaat het zeker niet. Wat dat betreft heeft Covid-19 onze manier van werken in een korte tijd, langdurig veranderd.

Hulp nodig bij het maken van een governanceplan? Wij staan voor je klaar. Neem contact op en we plannen een workshop Teams governance in, stellen voor jou een governanceplan op en voeren het ook nog uit en ondersteunen jouw organisatie!