Werk slimmer, niet harder

Met de uitdrukking 'werk slimmer, niet harder' bedoelen we niet dat hard werken verkeerd is. Sterker nog, als je verder wilt komen, beter wilt worden en/of impact wilt maken dan moet je hard werken. Wanneer je dan hard aan het werk bent dan is het wel verstandig dat je de tijd die je hebt aan de juiste dingen besteedt.

'Slim werken' het zit soms in de kleine dingen

Ik ga het in dit blog niet hebben over (ingewikkelde) werkprocessen die we kunnen standaardiseren, digitaliseren en automatiseren m.b.v. Power Platform oplossingen. Daar hebben we al volop over geschreven afgelopen tijd. Zie:

Dit blog gaat over wat kleine handigheidjes, die een groot verschil kunnen maken!

Focus, focus, focus

Volgens recente cijfers sturen we elkaar wereldwijd per dag naar schatting tussen de 183 en de 205 miljard e-mailberichten. Op ongeveer 75% van deze berichten wordt binnen een uur gereageerd. We kunnen het plingetje of het symbooltje dat onderin ons beeldscherm verschijnt (met een preview van het e-mail bericht) nauwelijks meer negeren. Zodra we het geluidje horen of het symbooltje zien dan gaat onze aandacht daarheen en zijn we afgeleid van de taak die we aan het doen waren. We switchen gelijk naar het e-mailprogramma, lezen het bericht, beantwoorden het in veel gevallen en gaan dan weer terug naar de taak waar we mee bezig waren. Daar moeten we dan weer even inkomen en dat was niet nodig geweest wanneer we die e-mail gewoon genegeerd hadden. Met dit gedrag moet je inderdaad hard werken om een beetje gedaan te krijgen. Niet handig volgens mij.

Mijn eerste tips hebben dan ook niet zozeer met techniek te maken maar gaan over gewoonten en gedrag:

Zet alle e-mail notificaties uit. Geen plingetje, geen icoontje onder in je taakbalk, geen preview van een e-mail bericht bij binnenkomst onderin je scherm. Elke afleiding hierdoor kost je zeker 10 minuten aan focustijd.
Sluit je e-mailprogramma op het moment dat je met een andere taak bezig bent. Je hoeft echt niet direct te reageren op een binnenkomende e-mail. Als de nood hoog is word je wel gebeld.
Plan aan het begin van de dag en aan het einde van de dag een ½ uur tijd in om je e-mail te verwerken. Beantwoord de e-mail berichten die je met een paar zinnen kunt beantwoorden direct en ga de e-mail berichten waar je meer tijd voor nodig hebt in je planning zetten.
Besteed in je organisatie (tijdens een maand/kwartaal meting) eens aandacht aan het leed dat e-mail heet. Spreek met elkaar af dat het niet nodig is om direct op e-mail te reageren, dat je sommige e-mailberichten ook gewoon kunt negeren en dat je e-mail ook gewoon uit mag staan.

Zo kunnen we dat gemiddelde van de 13 uur, die een kantoormedewerker per week aan e-mail verwerken besteedt, misschien wat reduceren. Laten we ons echt weer eens focussen op een taak, dan zul je zien dat je veel meer werk gedaan krijgt.

En als je dan in Outlook bezig bent, doe het dan slim.

Handigheidje in Outlook

Heel simpel en doeltreffend, maar bij velen ook onbekend, zijn de ‘Snelle stappen’ in Outlook. Met deze functie kun je meerdere acties onder één knop zetten en die knop een logische naam geven. Je vindt de ‘Snelle stappen’ in de ‘Start menu-balk’.

snelle stappen

Er staan standaard al een paar ‘Snelle stappen’ als voorbeeld in en via de knop ‘Nieuwe maken’ kun je een nieuwe snelle stap maken. Een paar voorbeelden:

Factuur doorsturen. Zo nu en dan ontvang ik in mijn persoonlijke mailbox nog een factuur die eigenlijk in een centrale mailbox zou moeten binnenkomen. Wanneer ik nu klik op de snelle stap ‘Factuur doorsturen’ dan gebeurt het volgende:
- De verzender krijgt een reactie met daarin het verzoek om facturen in het vervolg naar de centrale mailbox te sturen.
- De ontvangen e-mail wordt doorgestuurd naar de mailbox van Exact Online.
- De e-mail wordt verplaatst naar de map ‘afgehandeld’ van de centrale mailbox.
E-mail aan team. Via deze knop wordt er een e-mail aangemaakt, wordt de juiste e-mailgroep geadresseerd en wordt er een stuk standaard tekst in het bericht geplaatst.
Standaard e-mailreacties. Regelmatig ontvang ik e-mail berichten die ik met een hele standaard reactie kan verwerken. Deze standaard reacties heb ik in de loop der jaren verzameld en onder de knop ‘Snelle stappen’ geplaatst. Hierdoor kan ik met 1 druk op de knop reageren op een e-mail, de e-mail verplaatsen naar een map en er voor zorgen dat de e-mail over 2 maand definitief wordt verwijderd uit die map.

De ‘Snelle stappen’ functie helpt mij om op een efficiënte manier mijn e-mail berichten te verwerken. Wel is het zo dat ik met ‘Snelle stappen’ vooral stapjes kan automatiseren die binnen Outlook worden afgehandeld. Wil ik daarbuiten gaan, dan komt Power Automate om de hoek kijken.

Power Automate

Persoonlijke stromen in Power Automate

Met Microsoft Power Automate maak je werkstromen. In deze werkstromen kun je, zonder

ook maar een regel code te hoeven schrijven, verbinding maken met honderden populaire apps en toepassingen.

Apps en toepassingen van Microsoft maar ook van andere bedrijven zoals Google, Slack, Salesforce, Trello, Exact, AFAS en nog veel en veel meer. En dat is dus veel uitgebreider dan enkel binnen Outlook stappen automatiseren.

Een werkstroom bestaat uit twee onderdelen, een trigger en een actie. Een trigger is een gebeurtenis en kan van alles zijn: een e-mail die binnenkomt, een vast moment in de week, het uploaden/aanpassen van een bestand, een wijziging binnen een pakket, het drukken op een knop, nieuw bericht op sociale media, het starten van een gebeurtenis, nieuw bericht op nieuwssite. De actie die je hierop wilt laten volgen kan daarna ook weer van alles zijn.

In de bibliotheek van Power Automate staan al een heel aantal voorbeeld waar je gelijk mee aan de slag kunt:

Power Automate voorbeelden

De beschrijving van de voorbeelden verklappen al gelijk wat de werkstroom doet. Klik ze aan en je wordt helemaal aan de hand genomen met het instellen van deze flow. Zodra je met deze standaard voorbeeldjes aan de slag gaat zal je ook merken dat de logica achter een flow je duidelijk wordt. Je zult daardoor ook zelf de toepassingen gaan zien voor Power Automate.