Gebruikers digitaal vaardig maken - adoptie deel 5

We hebben het al vaker gezegd. Enthousiasmeren, betrekken en begeleiden is de rode draad in ons adoptieplan. In mijn voorgaande blogs heb ik het al gehad over het samenstellen van je adoptieteam, het opstellen van een communicatieplan en het belang van ambassadeurs. In deze onderwerpen komen het enthousiasmeren, betrekken en begeleiden allemaal terug. Dat is in het onderwerp van deze blog niet anders. We willen je graag meenemen in onze visie op het trainen van de gebruikers.

Vandaag deel 5 in onze serie blogartikelen over een succesvolle adoptieaanpak. We trapten deze serie af met het artikel ‘We gaan naar de cloud! Wie gaat er mee?‘ daarna heeft Jeroen Tuin beschreven hoe belangrijk het is om iedereen in je organisatie mee te krijgen in deel 2 van deze serie. In deel 3 ging het over het belang van communiceren. Deel 4 beschreef de kracht van ambassadeurs en nu gaan we het over het digitaal vaardiger maken van medewerkers hebben.

Voorwerk

Als je in het project toe bent aan het trainen van de gebruikers, dan ben je vanzelfsprekend ook al een eind op weg met definitieve versie van digitale werkplek. Dat is ook wel nodig want we willen graag trainen in een goede omgeving die zo min mogelijk afwijkt van het eindproduct. Het liefst ga je aan het werk in een gevulde representatieve demo-omgeving. Een training in een omgeving die nog niet gebruiksklaar is komt niet goed over. De woorden: “Normaal gesproken kun je dan hier….” gaan je niet helpen bij het geruststellen en enthousiasmeren van je gebruikers.

Het is belangrijk om de training inhoudelijk goed voor te bereiden. Je moet de training afstemmen op het niveau en de werkwijze van de gebruikers. Als de werkzaamheden van de gebruikers van elkaar verschillen, dan geldt dat ook voor hun behoeftes in de training. Daar moet je dus rekening mee houden.

Enthousiasmeren, betrekken en begeleiden

In een training heb je de uitgelezen kans om gebruikers te enthousiasmeren. De nieuwe werkplek die je gaat demonstreren en waar ze in gaan werken, gaat ze helpen om het werken makkelijker en efficiënter te maken. Het is daarom belangrijk om de voordelen die voor de gebruiker relevant zijn goed te benadrukken en te laten zien. Voor het MT is het misschien mooi dat een cloudoplossing super schaalbaar is maar de gemiddelde eindgebruiker krijg je daarmee niet op de banken.

Een training is het ideale moment voor een gebruiker om input te leveren op de werkplek, maak hier gebruik van. Dit is waardevol voor het opleveren van het eindproduct maar geeft de gebruikers ook gelegenheid tot eigen inbreng. Wellicht zijn er nog medewerkerswensen die we direct of achteraf kunnen toepassen.

Hoe ziet een goede IT training eruit?

Over het geven van een goede IT-training kun je makkelijk een blogreeks vullen. Dat gaan we dan ook zeker doen. Voor nu houden we het compact in hoofdlijnen. Wij vinden het belangrijk dat er een duidelijke structuur in trainingen zit. Daarnaast komen er een aantal onderdelen altijd terug. Dat begint met het stellen van leerdoelen. We stellen vast wat de gebruiker na de training moet kunnen. Een leerdoel zou kunnen zijn:

“Na de training weet je hoe je via het versiebeheer een oudere versie van een document moet terugzetten.”

Dit is een goed meetbaar leerdoel. Met een dergelijk leerdoel kun je ook eenvoudig vaststellen of je training is geslaagd. Dat doen we dan ook door na de training de leerdoelen nog eens bij langs te lopen.

Het plannen van trainingen is vaak een behoorlijke uitdaging. Het streven is om minimaal 85% van de gebruikers getraind te hebben. Je wilt de kennis zo breed mogelijk de organisatie in sturen zodat gebruikers ook elkaar om hulp kunnen vragen.

Maak een training niet alleen informatief maar maak deze vooral ook leuk. Er moet over nagepraat worden. Denk bijvoorbeeld aan een Lunch en Learn sessie . Een leuke sessie gaat de organisatie rond. Gebruikers gaan er naar uit kijken en dat draagt bij aan de adoptie van het project. Daarnaast vinden wij het belangrijk om er een interactieve training van te maken. Alleen maar kijken levert niet hetzelfde resultaat op als het zelf ook te doen. Wij hanteren tijdens onze trainingen onderstaande cyclus:

Dat het trainen van je medewerkers cruciaal is, dat mag duidelijk zijn. Het geven van een training alleen is echter geen adoptie. De training is de uitgelezen kans om mensen enthousiast te maken en te betrekken. Dat lukt alleen als je de training geeft in een demo-omgeving die nauwelijks afwijkt van het eindproduct. Daarnaast moet de training goed in elkaar zitten, je moet tijdens de training scenario’s doorlopen die herkenbaar zijn voor de mensen die je aan het trainen bent. Hierbij kun je vertellen hoe het was en daarna laten zien hoe het wordt. Leg het voordeel van de nieuwe situatie uit door de bril van de eindgebruiker. Het totale plaatje draagt bij aan je geloofwaardigheid en het vertrouwen van je gebruikers.

Wil je meer weten over het trainen van je gebruikers? Zoek je iemand die je hierbij kan ondersteunen? Neem dan contact met ons op en we wijzen je graag de weg in de trainingsjungle.

Jeroen heeft nog 1 blog te gaan. Deze gaat over het volgende onderwerp:

• Waar moet je op letten bij de livegang van een project.

Ben je nu al nieuwsgierig naar ons adoptieverhaal of zoek je hulp bij een adoptietraject? Stuur dan gerust eens een e-mail naar jeroen.tuin@yellowarrow.nl of lees hoe Kattenberg Verhuizingen het heeft ervaren.