Als IT-partner kennen we veel verschillende redenen waarom organisaties zijn overgestapt naar Microsoft 365. Veelal omdat de huidige oplossing was verouderd of afgeschreven. Maar ook omdat organisaties gebruik wilden maken van de tools die Microsoft te bieden heeft.
Dat zijn vooral tools die je het werken aanzienlijk makkelijker hebben gemaakt. Zo zijn er werkmethodieken ontstaan vanuit To-do, Planner en OneNote. Stuk voor stuk bruikbare tools als het gaat om persoonlijke effectiviteit. Tools die we in de praktijk nog dagelijks toepassen.
De digitale werkplek wordt strategisch
Wat in 2026 duidelijk is: de digitale werkplek is geen verzameling losse tools voor je collega’s of enkel de plek waar je digitaal samenwerkt. Het is een strategisch stuurmiddel en een manier om sneller te ontwikkelen dan je concurrenten.
Als je strategisch bezig bent, ben je nu bezig met keuzes maken die impact hebben op de toekomst.
Welke strategische keuzes zien wij organisaties maken?
Strategie klinkt vaak als lange termijn. Wanneer je strategisch bent, ben je nu bezig met keuzes maken die impact hebben op de toekomst. En die toekomst is er sneller dan je denkt. Een vijfjarenplan zien we door de enorme snelheid van de ontwikkelingen, steeds vaker opgeknipt worden in een jaarplan of zelfs nog korter. Dat zorgt ervoor dat strategische keuzes steeds vaker impact hebben op de korte termijn. Vaak is daarbij het sluitstuk AI. Dat vergt strategie aan de voorkant.
Kennis beter vasthouden
In veel organisaties zit cruciale kennis in mailboxen, chatgesprekken, persoonlijke mappen en hoofden van medewerkers. In 2026 wordt de digitale werkplek steeds vaker bewust ingezet om kennis te borgen. Besluiten worden vastgelegd op één plek. Projectinformatie is ook na afronding compleet en vindbaar. AI helpt bij het terugvinden en samenvatten van informatie. We zoeken minder en vragen meer.
Dat maakt organisaties minder afhankelijk van individuen en beter bestand tegen verloop of groei. Door dat nu in te richten, bereid je je voor op de toekomst.
Grip krijgen op projecten
In de praktijk werk ik als projectmanager in Teams aan mijn projecten. Alle voordelen van Teams zijn bekend. Makkelijk communiceren en alle projectinformatie centraal. Door vaste projectstructuren in Teams en Planner-boards weet iedereen de status van een project. Door duidelijke afspraken over waar documenten horen, vinden we alles eenvoudig terug. Als ik een statusverslag wil van het project voor een stakeholderoverleg, dan kan ik met een eenvoudige prompt alle informatie krijgen doordat alle informatie in één omgeving staat.
Door strategisch te kiezen voor de juiste applicaties uit hetzelfde ecosysteem en door het niet onnodig ingewikkeld te maken bereid je jezelf dus voor op het gebruik van AI binnen het projectbeheer.
Samenwerking versnellen door Copilot
We zien organisaties steeds vaker werken aan de hand van een heldere overlegstructuur. Terugkerende overleggen met een vaste structuur. Wekelijks een operationeel overleg:
-
-
Nieuw te plannen projecten
-
Lopende projecten
-
Welke projecten verwachten we nog?
-
Escalaties of knelpunten die extra aandacht nodig hebben
-
Beschikbaarheid van teamleden komende week
-
Kortom, de dagelijkse gang van zaken wordt wekelijks besproken. Op maandelijkse basis kijk je volgens een vaste structuur met je team naar het grotere geheel:
-
-
Behalen we onze doelstellingen?
-
Hoe functioneren we als Team?
-
Hoe dragen we bij aan de doelen van de organisatie?
-
Waar willen we de komende tijd mee aan de slag om onze afdeling beter te maken?
-
De uitkomst daarvan gaat eventueel weer op de agenda van je wekelijkse overleg. Zo bewaak je de voortgang.
-
Zo hou je contact met je team. Het liefst fysiek, als het moet op afstand, maar altijd met Teams aan in combinatie met Copilot. Geen notulen meer typen en zoeken wat je nodig hebt. Maar je meeting laten vastleggen en vragen wat je nodig hebt.
Van implementatie naar continue optimalisatie
Klinkt mooi. Maar het is ook een uitdaging. Een transformatie is iets anders dan continue optimalisatie en vergt ook een andere aanpak. De ontwikkelingen gaan snel. Als je als organisatie mee wilt, dan zal je snel moeten handelen. Snel reageren. Die kunnen we uitleggen aan de hand van drie assen.
Kennis van ontwikkelingen
In eerste instantie moet je kennis hebben van de ontwikkelingen. Niet van alle ontwikkelingen. Daarvoor is het te veel. Je moet kennisnemen van de ontwikkelingen die jouw business helpt verbeteren. Dat is vaak al meer informatie dan je aankan. Er moet immers ook gewerkt worden.
Een goede strategische IT-partner vertelt je wat je moet weten. Dit is geen klantrelatie meer maar een partnership. Dat vraagt een tijdsinvestering van beide kanten. Je IT-partner moet jou als organisatie en je business begrijpen. Begrijpen waar jij met je organisatie staat en begrijpen waar de markt heen beweegt.
Besluitproces versnellen
Als je snel wilt innoveren, dan begint dat bij een snel aankoopproces. Als je bij elk project 3 maanden de tijd neemt om van idee tot ondertekende offerte te komen, dan remt dat je organisatie.
Uiteraard moet je wel bewust bezig zijn met je IT-begroting. Goed doordachte strategische keuzes maken.
Een traditioneel salesproces gaat echter niet helpen bij het versnellen van innovatie. Je moet je dak repareren als de zon schijnt. Dat vraagt om snel handelen. Bij yellow arrow hebben we daarom yellowGRANDIOOS. Een vast bedrag per gebruiker per maand, waar niet alleen je support, storingen en wijzigingen in zitten. Maar ook je projectinvestering als je een kans ziet waar je op wilt inspringen. Zo blijf je op tempo en blijf je je voorsprong behouden.
Adoptie verdient meer aandacht
Niet alleen techniek is belangrijk. Juist adoptie, governance en gedrag verdienen aandacht. Met name die laatste gaan we steeds vaker terugzien. Als je constant innoveert moet je constant je organisatie meekrijgen. Dat zou een terugkerend onderwerp moeten zijn. Niet alleen bij de verandering zelf maar continu. Hoe zorg je ervoor dat iedereen in de organisatie helpt innoveren? Hoe leer je je collega’s kijken naar innovatie als een collega? Kansen spotten om het werk makkelijker en vooral leuker te maken.
Trainingen zijn veranderd
De tijd van de knoppentrainingen is voorbij. We hoeven niet uit te leggen hoe Outlook werkt. Zelfs niet hoe Copilot werkt. We moeten het belang van innovatie overbrengen. Bewustwording van de kansen die er liggen en de gevaren die er zijn als we die kansen laten liggen.
De organisaties die hierin vooroplopen, zien hun digitale werkplek niet als kostenpost, maar als concurrentievoordeel. Eindelijk kun je kijken naar wat het oplevert in plaats van wat het kost.
.png)
