Een toekomstgerichte digitale werkomgeving

Als informatiemanager is Sander onder andere verantwoordelijk voor de digitale werkomgeving. “Het hoofddoel van de DWO is het locatieonafhankelijk bevorderen van de samenwerking tussen collega’s. Nu heeft Reggesteyn één centraal startpunt voor alle webbased applicaties zoals Magister, het rooster en het salarissysteem. Men kan met de eigen laptop overal inloggen, steeds op dezelfde omgeving, waar ze ook zijn.”

“Het is mijn taak om te zorgen dat het product goed gebruikt wordt en dat we de geformuleerde doelstellingen behalen. Het is bijna een levend systeem, zo opgezet en ingericht dat we er continu aan kunnen bijschaven. Omdat we te maken hebben met zeer diverse gebruikers pakken oplossingen soms anders uit dan voorspeld. Als voorbeeld: om de samenwerking tussen collega’s nog verder te vergroten, dachten we dat het een goed idee was om alle gebruikers toegang te geven tot alle onderwijsbestanden, ook vakgroep-overstijgend. In de praktijk leidde dit echter tot een onveilig gevoel bij collega’s, het gevoel dat elk document onder de loep genomen kon worden, waardoor men het systeem ging omzeilen. Gelukkig kunnen we toegangsrechten eenvoudig herverdelen. Nu kunnen enkel leden van dezelfde vakgroep informatie zoals toetsen met elkaar delen en zo van elkaars expertise gebruikmaken.”

Een verbindende intranetomgeving

Miranda Boerrichter is als hoofd PR & communicatie nauw betrokken bij de inrichting en ontwikkeling van de intranetomgeving. “Wij waren als organisatie zoekende, de verschillen op ICT-gebied tussen de drie vestigingen waren groot. Het was zeer belangrijk om tegelijk nieuwe processen in gang te zetten en de goede initiatieven in onze organisatie die er al waren te behouden. Omdat we op drie verschillende locaties werken, zien we elkaar natuurlijk niet elke dag. Deze intranetomgeving stelt ons in staat om elkaar voortdurend op de hoogte te houden. Interne communicatie kan zo continu plaatsvinden, niet meer eens per week of in de wandelgangen.”

“We hebben een sterke basis neergezet en gaan nu doorontwikkelen. De komende tijd gaan we stimuleren dat collega’s zelf nieuws gaan delen en dat het nog meer gaat leven. De omgeving is zeer gebruiksvriendelijk en met elk device te benaderen, dus dat vormt geen belemmering. Het is ook absoluut een voordeel om direct samen te kunnen werken en minder vanuit de mail te werken. Een positieve ontwikkeling.”

Het belangrijkste van een ICT-oplossing: de gebruikers

Yellow arrow is meer dan een ICT-dienstverlener. Het leveren van goed functionerende technologie is slechts een deel van de oplossing. Sander: “In samenwerking met yellow arrow hebben we vanaf het eerste moment voor ogen gehouden dat het de gebruikers zijn die het succes van dit project bepalen. We veranderen werkprocessen van mensen, dus is het erg belangrijk om deze mensen mee te nemen in de ontwikkeling van het project. Hoe zorgen we ervoor dat de gebruikers deze nieuwe technologie gaan gebruiken? Er moet draagvlak en enthousiasme zijn om op een nieuwe manier te gaan werken.” Miranda: “Onder andere door super user sessies en een heldere instructievideo is dit zeker gelukt. Ook was de eerste week na implementatie erg belangrijk: yellow arrow organiseerde floor walks. Specialisten waren een week lang beschikbaar op de drie locaties als troubleshooters en ondersteuners. Zeer toegankelijk voor collega’s en eerste issues konden direct worden opgelost.”

Voor verdere ontwikkeling en beheer is applicatiebeheerder Chris Veneboer vanuit yellow arrow gedetacheerd bij Reggesteyn. Voor Miranda is Chris een waardevolle collega: “Je komt altijd nieuwe dingen tegen, we werken met een heel nieuwe omgeving. Dan is het fijn om een vertrouwd persoon te hebben rondlopen zodat je niet op jezelf bent aangewezen. Met Chris in huis zijn de lijntjes kort.”
Ben: “Vooral met het natraject ben ik buitengewoon content. De verregaande dienstverlening van yellow arrow vind ik heel opmerkelijk. De betrokkenheid van Chris is hier een voorbeeld van.”