Slimme oplossingen voor Reggesteyn

Home » Referenties » Reggesteyn

“Altijd en overal samenwerken in het voortgezet onderwijs”

Het gaat goed met Christelijke scholengemeenschap Reggesteyn. Zo’n 2900 leerlingen volgen elke dag op verschillende niveaus voortgezet onderwijs, van vmbo tot gymnasium. Met persoonlijke aandacht worden deze tieners begeleid naar een passende vervolgopleiding en hun plek in de wereld. De lessen vinden plaats op drie vestigingen: Willem de Clercqstraat en Noetselerbergweg in Nijverdal en Cattelaar in Rijssen. Bij CSG Reggesteyn werken 400 medewerkers in het onderwijs en bij de ondersteunende diensten verdeeld over deze drie locaties.

Deze intranet- omgeving stelt ons in staat om elkaar voortdurend op de hoogte te houden.

Het gaat goed met CSG Reggesteyn, maar de organisatie stond voor een aantal flinke uitdagingen. Door veranderingen in het onderwijs stonden bijvoorbeeld werkprocessen onder druk. Het maakte onder andere één ding duidelijk: de huidige ICT-infrastructuur was ontoereikend om de leerlingen het onderwijs te kunnen bieden dat ze verdienen.

 

Yellow arrow wijst de weg

Ben Mooiman, Sander de Jong en Miranda Boerrichter van Reggesteyn vertellen hoe ze deze uitdagingen het hoofd boden. Informatiemanager Sander de Jong: “Met een werkgroep en een extern adviesbureau hebben we het plan ontwikkeld voor een nieuwe digitale werkomgeving en een moderne intranetomgeving om de samenwerking tussen collega’s over de drie vestigingen heen te faciliteren. Yellow arrow heeft dit plan meer dan handen en voeten gegeven; samen met de specialisten van yellow arrow hebben we de techniek geïmplementeerd en tegelijk de waarde verhoogd door betrokkenheid en adoptie te bevorderen.” Ben Mooiman, directeur bedrijfsvoering en opdrachtgever van het project, vult aan: “ICT is een dissatisfier, goede ICT moet vanzelfsprekend zijn en je hoort er alleen van als het mis gaat. Nu hebben we een digitale omgeving gemaakt op basis van SharePoint Online en Valo Intranet die waarde toevoegt. Het is een zeer zichtbare oplossing die de samenhang versterkt en een cultuuromslag binnen onze scholengemeenschap bevordert.”

 

Een toekomstgerichte digitale werkomgeving

Als informatiemanager is Sander onder andere verantwoordelijk voor de digitale werkomgeving. “Het hoofddoel van de DWO is het locatieonafhankelijk bevorderen van de samenwerking tussen collega’s. Nu heeft Reggesteyn één centraal startpunt voor alle webbased applicaties zoals Magister, het rooster en het salarissysteem. Men kan met de eigen laptop overal inloggen, steeds op dezelfde omgeving, waar ze ook zijn.”

“Het is mijn taak om te zorgen dat het product goed gebruikt wordt en dat we de geformuleerde doelstellingen behalen. Het is bijna een levend systeem, zo opgezet en ingericht dat we er continu aan kunnen bijschaven. Omdat we te maken hebben met zeer diverse gebruikers pakken oplossingen soms anders uit dan voorspeld. Als voorbeeld: om de samenwerking tussen collega’s nog verder te vergroten, dachten we dat het een goed idee was om alle gebruikers toegang te geven tot alle onderwijsbestanden, ook vakgroep-overstijgend. In de praktijk leidde dit echter tot een onveilig gevoel bij collega’s, het gevoel dat elk document onder de loep genomen kon worden, waardoor men het systeem ging omzeilen. Gelukkig kunnen we toegangsrechten eenvoudig herverdelen. Nu kunnen enkel leden van dezelfde vakgroep informatie zoals toetsen met elkaar delen en zo van elkaars expertise gebruikmaken.”

 

Een verbindende intranetomgeving

Miranda Boerrichter is als hoofd PR & communicatie nauw betrokken bij de inrichting en ontwikkeling van de intranetomgeving. “Wij waren als organisatie zoekende, de verschillen op ICT-gebied tussen de drie vestigingen waren groot. Het was zeer belangrijk om tegelijk nieuwe processen in gang te zetten en de goede initiatieven in onze organisatie die er al waren te behouden. Omdat we op drie verschillende locaties werken, zien we elkaar natuurlijk niet elke dag. Deze intranetomgeving stelt ons in staat om elkaar voortdurend op de hoogte te houden. Interne communicatie kan zo continu plaatsvinden, niet meer eens per week of in de wandelgangen.”

“We hebben een sterke basis neergezet en gaan nu doorontwikkelen. De komende tijd gaan we stimuleren dat collega’s zelf nieuws gaan delen en dat het nog meer gaat leven. De omgeving is zeer gebruiksvriendelijk en met elk device te benaderen, dus dat vormt geen belemmering. Het is ook absoluut een voordeel om direct samen te kunnen werken en minder vanuit de mail te werken. Een positieve ontwikkeling.”

Men kan met de eigen laptop overal inloggen steeds op dezelfde omgeving, waar ze ook zijn.

Het belangrijkste van een ICT-oplossing: de gebruikers

Yellow arrow is meer dan een ICT-dienstverlener. Het leveren van goedfunctionerende technologie is slechts een deel van de oplossing. Sander: “In samenwerking met yellow arrow hebben we vanaf het eerste moment voor ogen gehouden dat het de gebruikers zijn die het succes van dit project bepalen. We veranderen werkprocessen van mensen, dus is het erg belangrijk om deze mensen mee te nemen in de ontwikkeling van het project. Hoe zorgen we ervoor dat de gebruikers deze nieuwe technologie gaan gebruiken? Er moet draagvlak en enthousiasme zijn om op een nieuwe manier te gaan werken.” Miranda: “Onder andere door super user sessies en een heldere instructievideo is dit zeker gelukt. Ook was de eerste week na implementatie erg belangrijk: yellow arrow organiseerde floor walks. Specialisten waren een week lang beschikbaar op de drie locaties als troubleshooters en ondersteuners. Zeer toegankelijk voor collega’s en eerste issues konden direct worden opgelost.”

Voor verdere ontwikkeling en beheer is applicatiebeheerder Chris Veneboer vanuit yellow arrow gedetacheerd bij Reggesteyn. Voor Miranda is Chris een waardevolle collega: “Je komt altijd nieuwe dingen tegen, we werken met een heel nieuwe omgeving. Dan is het fijn om een vertrouwd persoon te hebben rondlopen zodat je niet op jezelf bent aangewezen. Met Chris in huis zijn de lijntjes kort.”
Ben: “Vooral met het natraject ben ik buitengewoon content. De verregaande dienstverlening van yellow arrow vind ik heel opmerkelijk. De betrokkenheid van Chris is hier een voorbeeld van.”

 

Innovaties in het onderwijs

Informatiemanager Sander blikt vooruit op de verdere ontwikkeling van het systeem. “In het onderwijs hebben we voortdurend te maken met innovaties. Een actuele innovatie is het gepersonaliseerd en gedifferentieerd leren om recht te doen aan de verschillen tussen leerlingen. De DWO heeft de flexibiliteit om veranderde werkprocessen te ondersteunen en kan eenvoudig uitgebreid worden om toekomstige wensen en eisen te accommoderen. Ik heb bovendien de hoop dat we een plek creëren waar collega’s hun werk en mooie ontwikkelingen in bijvoorbeeld onderwijsvernieuwing delen om anderen te inspireren. Want voor ideeën geldt: delen is vermenigvuldigen.”

 

Toegepaste oplossingen uit de Office 365 suite:

  • Document management systeem: SharePoint Online;
  • Persoonlijke opslag: OneDrive voor Bedrijven;

 

Toegepaste oplossingen van Valo:

  • Valo Intranet
  • Valo Teamwork
  • Valo Social hub
  • Valo People finder
  • Valo Admin toolpack

 

Gratis advies

Wij lichten jouw organisatie door en presenteren de kansen en gevaren. Gratis, maar dus zeker niet voor niks.

ik wil de gratis scan

Bel me terug

Direct telefonisch je vragen beantwoord krijgen?
Laat je telefoonnummer achter, we bellen je zo snel mogelijk terug