Draagvlak creëren. Een zin die bij sommigen de nekharen overeind doet staan. Er is een ware hetze ontstaan tegen onnodig managementjargon. Bij yellow arrow spreken we graag begrijpelijke taal en houden we ons verre van de zogenaamde jeukwoorden en verwarrende termen. Toch is draagvlak creëren een essentieel onderdeel bij de adoptie van een nieuwe online werkplek. Je gaat het simpelweg niet redden zonder een team om je heen die samen met jou de verandering gaan dragen binnen de organisatie.
Vorige week heeft Jeroen Tuin met het blog "We gaan naar de cloud! Wie gaat er mee" een aftrap gedaan van een aantal lessen/ aanbevelingen die we graag met jullie willen delen als het gaat om adoptie. Vandaag volgt deel twee: Adoptie is teamwork.
The A-TEAM
Stap 1 van ons adoptieplan is dan ook het vormen van een ondersteunend team die samen met de IT partner de adoptie tot een succes moeten maken. We noemen het intern wel eens gekscherend ‘The A-team’ waarbij de A natuurlijk voor Adoptie staat. Voor het vormen van dit ondersteunende team proberen we verschillende medewerkers van verschillende afdelingen en lagen te betrekken.
Als we in de organisatie mensen betrekken bij de inrichting en adoptie van de digitale werkplek, is de kans groter dat deze geaccepteerd wordt. We zorgen daarbij voor een gevarieerde groep. Als we alleen maar enthousiastelingen om ons heen verzamelen maken we het onszelf te makkelijk en krijgen we natuurlijk geen goede dwarsdoorsnede van de organisatie. We deinzen er dan ook niet voor terug om een aantal kritische blikken in deze groep op te nemen. Juist door hen erbij te betrekken krijg je een goed beeld van de te verwachten reacties.
Hoe ziet een A-TEAM eruit
Dat we een team willen samenstellen, dat mag duidelijk zijn. Maar wie moeten er dan in het team komen?
In het ‘A-team’ willen we graag een (ondersteunend) directielid of management lid. Directieleden hebben veel invloed op de bedrijfscultuur. Hun steun is essentieel voor de acceptatie van nieuwe technologieën door de werknemers. Door hun invloed kunnen ze ook helpen bij het toekennen van prioriteiten.
Verder hebben we natuurlijk een IT-specialist nodig die toezicht houdt op alle technische aspecten van de uitrol. Feedback die we terugkrijgen van gebruikers willen we graag toepassen, de IT-specialist is er om toezicht te houden of deze feedback uit te voeren is zonder daarbij interne regelgeving te overtreden.
Als we een communicatieplan willen uitvoeren, hebben we natuurlijk een communicatiemedewerker nodig. Zij kunnen verantwoordelijk worden gemaakt voor het verspreiden van informatie en voor de controle op de huisstijl van de e-mails uit het communicatieplan.
Last but not least wil je ook een aantal ambassadeurs aanwijzen. Zij gaan de diensten aanprijzen en bezwaren weerleggen vanuit de organisatie. We geven ze extra informatie over de aankomende technische verandering zodat ze in staat zijn om vragen te beantwoorden en twijfel weg te nemen bij de gebruikers op de vloer. Een erg belangrijke taak met als doel om het gat tussen de werkgroep en de werkvloer te dichten. Het ambassadeurschap lichten we nog uitgebreid toe later in deze blogreeks.
Kortom, stap 1 is het samenstellen van een werkgroep waarmee we het adoptieproject willen aangaan. Dit valt allemaal nog onder de voorbereidingsfase. Dit geeft al wel aan hoe intensief een goed adoptietraject is. Gelukkig nemen we je dit graag uit handen zodat jij weer verder kunt met piket paaltjes slaan en mensen in hun kracht zetten, dat is onze stip aan de horizon 😉.
In de komende weken vertelt Jeroen jullie nog meer over de volgende onderwerpen:
- Waar moet je op letten bij een communicatieplan;
- Het belang van ambassadeurs;
- Hoe geef je een goede training;
- Waar moet je op letten bij de livegang van een project.
Ben je nu al nieuwsgierig naar ons adoptieverhaal of zoek je hulp bij een adoptietraject? Stuur dan gerust eens een e-mail naar jeroen.tuin@yellowarrow.nl of lees hoe Kattenberg Verhuizingen het heeft ervaren.
.png)
.jpg)
