In 3 stappen naar onderbouwde forecasting met PowerBI

Stel je toch eens voor… 

Dat je de data die binnen jouw bedrijf verzamelt wordt kunt inzetten om goed onderbouwde besluiten te nemen voor de toekomst. Denk je nu direct: ‘dat is voor ons bedrijf niet weggelegd’, of ‘dat is alleen voor grote bedrijven bereikbaar vanwege de kosten’ of misschien zelf ‘sprookjes bestaan niet…’?  Wij van yellow arrow houden het graag praktisch en bereikbaar. Daarom neem ik je in drie stappen mee richting goed onderbouwde forecasting met PowerBI, ook voor MKB! 

Waarom jij inzicht wilt in je data 

PowerBI: een Microsoft Tool om elk bedrijf, gevestigd of startend en alles daar tussenin te helpen met het bieden van inzicht. Leren vanuit het verleden tot begrijpen wat er nu gebeurt en wat je realistisch gezien in de toekomst kunt verwachten. 

 Inzicht in je data, klinkt leuk. Maar waarom wil je eigenlijk inzicht? Wat betekent "inzicht"? En hoe bereik je dat? Dataficatie is zo’n lekkere vakterm in ons werkveld. Het is grofweg het omzetten van acties naar data. Data kan weer omgezet worden in kennis, en kennis brengt inzicht en groei. 

Voor wie snakt naar een praktisch voorbeeld 

Uber is hier een simpel maar krachtig voorbeeld van. Uber heeft het ride-sharing omgezet in data. Met de verzamelde data weten zij dat op regenachtige dagen, of op bepaalde tijdstippen, er meer ritten worden 'besteld' dan normaal. "Duh" hoor ik je denken, met een beetje gezond verstand kun je dat ook wel verzinnen. Ja, dat klopt. Maar wat Uber slim doet is dat zij hun data weer combineren met data van andere bronnen, zoals bijvoorbeeld de weersverwachting van de komende 14 dagen, en daar ook acties op ondernemen (data driven decision). Wordt het deze week slecht weer? Dan kunnen ze de ritprijzen verhogen, want de vraag stijgt. Is het op een bepaald tijdstip druk? Is er een storing bij het OV? Is er een groot evenement deze week? Het zijn allemaal scenario's waarbij zij door gebruik te maken van data, inzichten kunnen creëren en daardoor voorspellend kunnen handelen. 

Haalbaar voor jouw bedrijf? 

Nu voelt het Uber voorbeeld voor veel bedrijven nog als een utopie, wat wij ons goed kunnen voorstellen als je zelf niet goed weet waar te beginnen. Met een beetje hulp en nieuwsgierigheid gaan wij graag met jou op expeditie. In 3 stappen naar onderbouwde forecasting met PowerBI. 

Stap 1: bepalen waar je nu staat 

In bovenstaande afbeelding vind je een aantal stadia van het verzamelen en interpreteren van data. Het verzamelen van data gebeurt al snel, door informatie op te slaan in een Excel file of door gegevens bij te houden in een softwarepakket (denk aan een financieel pakket zoals bijvoorbeeld Exact of een willekeurige CRM toepassing 

 De meeste ondernemingen die gestart zijn met het interpreteren van hun data bevinden zich in de eerste 2 stadia. Daarin blikken zij vaak terug op hun data en processen. Denk bijvoorbeeld aan de gemiddelde omzet per maand van het afgelopen jaar. Of het analyseren waarom de keuze bij een sales kans niet op hun gevallen is (mogelijk niet de juiste producten/dienst voor een specifieke branche). 

 Wie dit toepast is al redelijk ver de digitale jungle ingewandeld. De eerste vruchten worden er al van geplukt.  

Om over na te denken: Is jouw bedrijf al gestart met het opbouwen van een eigen data-archief en wat doe je ermee? 

Honger naar meer dan alleen kennis over de terugblik op data en processen? Mooi, er is meer te halen uit de data. We leggen het uit in stap 2.

Stap 2: starten met PowerBI voor meer inzicht 

Bij yellow arrow gebruiken we voor de volgende stap naar meer inzicht de business intellicence tool van Microsoft, ook wel PowerBI genoemd. PowerBI maakt onderdeel uit van het PowerPlatform, een verzameling van toepassingen waarmee je de organisatie beter en slimmer kunt maken. Zie voor meer informatie: Microsoft Power Platform | Yellow Arrow | Werk slimmer niet harder 

Voor beginners 

Microsoft heeft de visie dat elke gebruiker met de Microsoft apps toegevoegde waarde kan creëren. Voor analyses zoals in stadium 1 is PowerBI een goede laagdrempelige tool.  

 Het eerlijke verhaal is dat de PowerBI app werkt zoals je dat bij meerdere tools ervaart. Naarmate je meer wilt wordt het steeds lastiger er zelf nog uit te halen wat je voor ogen hebt. De vraag wordt complexer, de toepassing van de tool daarmee ook. Wie veel tijd investeert in de app slingert er doorheen alsof het een tweede thuis is. Wie af en toe inhaakt krijgt het op een bepaald punt steeds lastiger. Het voelt als een dichtbegroeide jungle. Dat is geen falen, dat gaat over ervaring en serieuze uren investering van jouzelf of medewerkers. 

Om over na te denken: gebruikt jouw bedrijf de PowerBI tool? Lukt het je zoals Microsoft belooft om je data erin te verweken? Hoever zijn jullie en sluit het aan bij de wensen die je hebt voor het bedrijf? 

Voor gevorderden of voor velen een droom 

PowerBI geeft de mogelijkheid om verschillende databronnen (zoals Excel, Exact, Dynamics 365, Afas, NMBRS, Simplicate, Teamleader etc) samen te voegen in visuals en berekende waardes toe te voegen (DAX formules). Het op juiste wijze samenvoegen en opmaken van de verschillende databronnen, ookwel "ETL" genoemd (Extraheren, Transformeren, Laden) is de basis van elke rapportage en neemt samen met het opstellen van de berekende meetwaardes ca 80% van het visualisatiewerk in beslag. 

Het resultaat is een dynamische rapportage die niet alleen over je financiën gaan, maar een combinatie van jouw systemen. Denk aan finance, productie, sales, marketing en ook data uit open bronnen zoals statistieken van het CBS.  

En wat als je dan ook nog rekensommen kunt maken over al die verschillende bronnen en je kunt uitrekenen wat je marktpenetratie is door je verkoopdata langs de data van het CBS te leggen en daarbij ook het potentieel voor je marketingcampagne kan uitrekenen?  

Om over na te denken: welke interne en externe databronnen zou jij willen koppelen? Wat zou het je voor inzichten opleveren? 

Het verrijken van je eigen data geeft veel mogelijkheden. Het voelt misschien overweldigend of je raakt juist geïnspireerd. In beide gevallen kan een ervaren expeditieleider hulp bieden. Onderaan dit blog vind je mijn contactgegevens. 

STAP 3: je tijd efficiënt besteden 

Heb je de wens om alles uit de PowerBI app te halen en betrouwbaar te kunnen forcasten? Je weet nu dat Microsoft er de tools voor biedt. De vraag is, tot welk niveau ga jij er zelf mee aan de slag? We begrijpen goed dat de kans om te verdwalen groter wordt naarmate je meer uit de PowerBI app wilt halen. Als ondernemer is het goed om na te denken wat PowerBI voor jou kan betekenen. Bepaal zelf of samen met ons tot waar je alleen optrekt en waar je tijdig hulp inschakelt. Zo besteed jij als ondernemer je tijd efficiënt. Ieder zijn vak, zeggen we dan. 

Schakel je ons in om verder te komen met inzichten en forecasting, dan starten we met een workshop. Daarin geven wij een korte toelichting op wat datascience is. Aan het einde van de workshop hebben we samen voor jouw bedrijf de opzet bepaald van de dashboards, de KPI's vastgesteld  en de visuals besproken.