Workspace 365: het nieuwe digitale startpunt voor Galilei Onderwijsgroep

Versnipperde systemen. Eindeloze e-mails. Lokale IT-silo's. Zo werkte Galilei Onderwijsgroep, een groep van vijf scholen met 4.300 leerlingen en 700 medewerkers op Voorne-Putten. Totdat wij hun digitale werkplek opnieuw vormgaven met Workspace 365.

Maak adviesafspraak

In 2019 was het duidelijk: er moest iets veranderen binnen Galilei Onderwijsgroep. “Elke school had zijn eigen intranet, zijn eigen manier van werken, en mensen vertrouwden sterk op e-mail”, vertelt Paul Schoemaker, lid van het ICT-team. Sinds zijn komst in 2018 richt hij zich actief op betere samenwerking tussen de vijf scholen van Galilei. "We hadden een centraal systeem nodig dat voor iedereen werkte, maar ook flexibel genoeg was voor elke locatie."

Workspace 365 als startpunt voor iedere gebruiker

Onze oplossing: Workspace 365. Samen met Galilei implementeerden we Workspace 365 als uniforme laag over Microsoft. Paul: “We wilden een herkenbare en toegankelijke omgeving bieden waarin alles samenkomt: applicaties, documenten en communicatie.”
Nu begint iedereen zijn dag in dezelfde Workspace. Groepsrechten bepalen of je toegang krijgt tot apps, documenten en tools. Dat is afgestemd op je rol, doelgroep en locatie. Tegelijkertijd kan elke school zijn eigen Hub personaliseren met lokale updates. “Iedereen komt binnen via dezelfde deur, maar kan daarna zijn eigen route volgen”, aldus Paul.

Van IT-silo's naar samenwerking tussen scholen

Voorheen werkte elke school van Galilei met eigen systemen, gescheiden intranetten en aparte IT-beheerders. “Systeembeheerders werkten nauwelijks samen. Ze wisten niet hoe collega’s op andere scholen werkten”, legt Paul uit. “We hebben nu een proactief team van systeembeheerders die elkaar ondersteunen op alle locaties. Iedereen werkt nog steeds vanaf zijn eigen plek, maar de samenwerking is veel sterker geworden.” Dankzij deze centrale aanpak halen ze meer uit hun ICT-team. "Dat is essentieel, zeker gezien de toenemende druk op IT-support in het onderwijs."

"We hebben nu een proactief team van systeembeheerders die elkaar ondersteunen op alle locaties. Iedereen werkt nog steeds vanaf zijn eigen plek, maar de samenwerking is veel sterker geworden. "

Paul Schoemaker

teamleider IT

Berichten die wél gelezen worden

Nog zo’n pluspunt van Workspace 365. Vroeger waren de nieuwsbrieven van Galilei lang (soms wel negen pagina's!). Niet zo gek dat de betrokkenheid laag was. Tegenwoordig worden interne updates in korte, hapklare berichten gedeeld via De Hub. “Mensen lezen de berichten nu wél”, zegt Paul. “Korte berichten zorgen voor meer zichtbaarheid. En meer impact.”
Het is niet alleen overzichtelijker, maar ook gerichter. Het bestuurskantoor kan communicatie afstemmen op de doelgroep, school of rol. Allemaal vanuit één centrale plek. Superhandig!

Workspace 365 helpt met goede onboarding

Omdat er regelmatig nieuwe collega’s starten op Galilei, is een goede onboarding onmisbaar. “Zonder duidelijke begeleiding verdwalen nieuwe medewerkers al snel in de digitale omgeving”, vertelt Paul. Daarom krijgen nieuwe collega's al vóór hun eerste werkdag toegang tot de Workspace. Een speciale tegel met handleidingen en uitleg maakt ze daar wegwijs. Op sommige scholen is er daarnaast persoonlijke begeleiding door coaches. “De locaties van Galilei die hier actief op inzetten, krijgen veel minder supportvragen. Duidelijke onboarding maakt echt een verschil.”

Kritisch kijken naar investeringen en toekomstige kansen

Sinds zijn komst bij Galilei is Paul gefocust op de impact van ICT. “Ik kijk altijd naar de Return on Investment (ROI, ya). We investeren elk jaar opnieuw geld en tijd in de digitale werkplek, dus het is belangrijk dat we er alles uithalen.”
Sommige integraties, zoals onderwijssoftware Magister of roostersoftware Zermelo, worden weinig gebruikt. En veel docenten geven nog steeds de voorkeur aan tools zoals SharePoint of Outlook voor specifieke taken. Paul ziet dit niet als een tekortkoming, maar als onderdeel van een continu veranderende relatie tussen mens en technologie.
“We vragen ons af of sommige functies, zoals centrale toegang of de intranetstructuur, in de toekomst ook via Microsoft kunnen worden aangeboden. Met de juiste externe ondersteuning. Dat is het onderzoeken waard. Maar dat doet niets af aan de waarde die Workspace 365 nu al biedt.”
Voor nieuwe medewerkers en leerlingen is die waarde direct zichtbaar. Paul: “Alles wat ze nodig hebben, is vanaf dag één beschikbaar. Het is duidelijk, overzichtelijk en makkelijk te gebruiken. En voor het bestuurskantoor is het de beste communicatie-hub die we ooit hebben gehad: betrouwbaar, schaalbaar en vertrouwd.”

Volgende stap: toekomstbestendig met AI-ready structuur

We werken nu met Galilei aan het optimaliseren van hun SharePoint-structuur. En we bereiden ze voor op Microsoft Copilot. Bestanden worden gelabeld en geclassificeerd zodat ze AI veilig en gecontroleerd kunnen inzetten.
Dat doen we nu nog met Paul, maar aan het eind van dit schooljaar gaat hij met pensioen. “Mijn grootste zorg is een goede overdracht. Mijn opvolger moet overtuigd zijn van de waarde van Workspace 365. Want ook met een kritische blik geloof ik er nog steeds in. Het werkt en heeft toegevoegde waarde, al vijf jaar lang.”

Highlights

Van versnipperd naar verbonden: hoe Galilei Onderwijsgroep vijf scholen verenigde met Workspace 365.

Eén digitale toegang voor 4.300 leerlingen en 700 medewerkers op 5 scholen.
Alles wat je nodig hebt, op één plek.
Centrale toegang tot communicatie en applicaties, afgestemd op doelgroep en locatie.
De Hub met gerichte, krachtige updates vervangt lange nieuwsbrieven.
Onboarding start vroeg, met toegang tot ondersteunende materialen vanaf veertien dagen voor de eerste werkdag.
Kritische focus op ROI stimuleert slim gebruik van integraties.
Bekende interface voor SSO, documenten en communicatie.
IT-teams werken nu locatie-overstijgend samen, wat ruimte geeft voor innovatie.
Voorbereid op AI met een toekomstbestendige structuur.