Zorgen voor een goed startpunt

Zoals gezegd is een juiste werkwijze van levensbelang voor het slagen van een project met een dergelijke omvang. Tim vertelt: “Yellow arrow zorgde ervoor dat we in een gespreid bedje terecht kwamen. De datamigratie van de verschillende bedrijfsonderdelen was al achter de rug. Alle collega’s kregen een computer met daarop precies de configuratie van Windows 10 en alle beveiliging die we nodig hebben voor Global Talk. De nieuwe ingeregelde laptops kregen ze thuis afgeleverd, waarna ze direct met hun bekende account en inloggegevens aan de slag konden. De start was voor iedereen gelijk – en gelijk goed. In de aanloop naar de ingebruikname volgde yellow arrow een helder communicatieplan, op basis waarvan de medewerkers uitleg kregen over de nieuwe werkwijze. Via e-mails werd in behapbare onderdelen uitgelegd wat er ging veranderen en wat er van iedereen verwacht werd. Zo viel het bij niemand rauw op het dak. Eigenlijk kon dat ook niet, want alle teams zijn zelf bij het opstellen van het werkplan geweest!”

Ambassadeurs

Een ander mooi voorbeeld van vooraf meedenken is dat yellow arrow ons aanraadde om te gaan werken met ambassadeurs. Dat zijn medewerkers van Global Talk uit alle afdelingen die door yellow arrow in het hele proces zijn meegenomen en extra training hebben gekregen. Doordat er in elk team wel een ambassadeur zit, voorkom je dat collega’s bij een tegenslag snel opgeven of hun heil zoeken in de oude werkwijze. Daarnaast zijn de ambassadeurs na het project het eerste aanspreekpunt en houden iedereen aangesloten. Zo zijn we als organisatie zelfredzaam. We hoeven nooit lang te zoeken of te piekeren. Mocht er dan toch een keer een probleem zijn waar we niet uitkomen, dan reageert yellow arrow positief en wordt er meteen naar gekeken.

Tijd voor de training

“Nu mochten we aan de slag met al dat moois,” gaat Tim verder. In de trainingen van yellow arrow, die door corona online plaatsvonden, kregen we rustig uitgelegd hoe de nieuwe werkwijze in elkaar steekt. Hoe ga je documenten delen? Hoe zit het met versiebeheer en samenwerken? Juist deze zaken zijn ontzettend belangrijk, want in het verleden wilden we er nog wel eens tegenaan lopen dat er veel verschillende versies van materiaal naast elkaar gingen bestaan. Dan is het einde zoek. Nu werkt iedereen in één omgeving aan één levend document. Dat is efficiënter, minder foutgevoelig en een stuk duidelijker.