Yellow arrow vertaalt de ambitie van Global Talk naar Microsoft 365

Global Talk is een Nederlandse organisatie die fungeert als intermediair tussen tolken en hun klanten. Met een netwerk van specialisten in meer dan 200 talen brengt het bedrijf de tolken en de te vertalen boodschap bij elkaar. Het is niet vreemd dat een organisatie met een klanten- én specialistenbestand dat zich over Europa uitstrekt de digitale infrastructuur perfect op orde moet hebben. Tim Grasmaijer, Director Innovation & Technology bij Global Talk, vertelt over de uitdagingen die de overname van een buitenlandse tak met zich meebracht: “Onlangs heeft een Zweedse organisatie zich bij ons gevoegd. Dat was voor ons het uitgelezen moment om onze digitale werkplek te vernieuwen en eens te kijken naar hoe we omgingen met onze software en het beleid rond onze digitale aanwezigheid. Hoewel we veel werkten met de producten van Microsoft, was er geen uniformiteit in het gebruik ervan. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat elke medewerker op eenzelfde manier in dezelfde applicaties werkt? Hoe voegen we het Zweedse account samen met het onze?” Yellow arrow heeft het antwoord.

Maak adviesafspraak

Draagvlak creëren

“Yellow arrow vertelde ons dat adoptie een van de belangrijkste dingen is als je binnen een diverse organisatie als de onze iets nieuws wilt gaan implementeren,” gaat Tim verder. “Het ‘door de strot duwen’ van een andere werkwijze of nieuwe software zorgt alleen maar dat je collega’s er al meteen een hekel aan hebben en je het tegenovergestelde bereikt van wat je wilde. Daarom adviseerde yellow arrow ons om samen met hen eerst een werkgroep samen te stellen. Hierin moesten we mensen uit alle verschillende onderdelen en teams van onze organisatie opnemen. Een projectmanager, directielid, IT-specialist, communicatiemanager, ga zo maar door. Op die manier weet je wat er speelt en wat collega’s in verschillende functies nodig hebben. Het mooie hiervan is dat je meteen alle teams aangesloten hebt bij de verandering die eraan staat te komen, omdat ze die zelf mede vorm hebben gegeven.”

Workspace 365 als centrale hub

“Al snel bleek dat we alles wat we nodig hadden samen konden brengen in Workspace 365,” vervolgt Tim. “Deze omgeving werkt heel intuïtief en heeft de voor iedereen bekende Verkenner-structuur met documenten en mappen. Alle gangbare applicaties van Microsoft zijn hier te bereiken, zoals Teams, Word en Planner. Ook tools van derden kan yellow arrow beschikbaar maken in Workspace. Dat hierachter allerlei koppelingen en integraties naar andere applicaties schuilgaan, is voor de gebruiker niet belangrijk. De gebruikerservaring is soepel en eenvoudig. Daarbij hebben we nu ook een centrale en geïntegreerde plek voor alles wat we intern willen communiceren, van belangrijk nieuws tot de verjaardagen van onze collega’s.”

Zorgen voor een goed startpunt

Zoals gezegd is een juiste werkwijze van levensbelang voor het slagen van een project met een dergelijke omvang. Tim vertelt: “Yellow arrow zorgde ervoor dat we in een gespreid bedje terecht kwamen. De datamigratie van de verschillende bedrijfsonderdelen was al achter de rug. Alle collega’s kregen een computer met daarop precies de configuratie van Windows 10 en alle beveiliging die we nodig hebben voor Global Talk. De nieuwe ingeregelde laptops kregen ze thuis afgeleverd, waarna ze direct met hun bekende account en inloggegevens aan de slag konden. De start was voor iedereen gelijk – en gelijk goed. In de aanloop naar de ingebruikname volgde yellow arrow een helder communicatieplan, op basis waarvan de medewerkers uitleg kregen over de nieuwe werkwijze. Via e-mails werd in behapbare onderdelen uitgelegd wat er ging veranderen en wat er van iedereen verwacht werd. Zo viel het bij niemand rauw op het dak. Eigenlijk kon dat ook niet, want alle teams zijn zelf bij het opstellen van het werkplan geweest!”

Ambassadeurs

Een ander mooi voorbeeld van vooraf meedenken is dat yellow arrow ons aanraadde om te gaan werken met ambassadeurs. Dat zijn medewerkers van Global Talk uit alle afdelingen die door yellow arrow in het hele proces zijn meegenomen en extra training hebben gekregen. Doordat er in elk team wel een ambassadeur zit, voorkom je dat collega’s bij een tegenslag snel opgeven of hun heil zoeken in de oude werkwijze. Daarnaast zijn de ambassadeurs na het project het eerste aanspreekpunt en houden iedereen aangesloten. Zo zijn we als organisatie zelfredzaam. We hoeven nooit lang te zoeken of te piekeren. Mocht er dan toch een keer een probleem zijn waar we niet uitkomen, dan reageert yellow arrow positief en wordt er meteen naar gekeken.

Tijd voor de training

“Nu mochten we aan de slag met al dat moois,” gaat Tim verder. In de trainingen van yellow arrow, die door corona online plaatsvonden, kregen we rustig uitgelegd hoe de nieuwe werkwijze in elkaar steekt. Hoe ga je documenten delen? Hoe zit het met versiebeheer en samenwerken? Juist deze zaken zijn ontzettend belangrijk, want in het verleden wilden we er nog wel eens tegenaan lopen dat er veel verschillende versies van materiaal naast elkaar gingen bestaan. Dan is het einde zoek. Nu werkt iedereen in één omgeving aan één levend document. Dat is efficiënter, minder foutgevoelig en een stuk duidelijker.

Samenwerking

“De samenwerking en communicatie tussen yellow arrow en ons verliep perfect,” laat Tim weten. “De supportmedewerkers zijn erg benaderbaar en denken met je mee. Ze lossen niet alleen de eventuele problemen op die er spelen, maar laten ons ook zien hoe ze tot de oplossing komen. Zo kunnen we het de volgende keer zelf. Uit een enquête onder onze collega’s bleek dat ze de implementatie van de nieuwe werkwijze een 8,4 gaven! Ook de komende trainingen voor onze Zweedse collega’s verzorgt yellow arrow. Omdat de training, de adoptie en het aanleren van de nieuwe digitale vaardigheden bij ons ze soepel verliepen, kan dat alleen maar een succes worden.”

Yellow arrow vertaalt de ambitie van Global Talk naar Microsoft 365

Draagvlak creëren

Workspace 365 als centrale hub

“Al snel bleek dat we alles wat we nodig hadden samen konden brengen in Workspace 365”

Zorgen voor een goed startpunt

Ambassadeurs

Tijd voor de training

''Yellow arrow zorgde ervoor dat we in een gespreid bedje terecht kwamen''

Samenwerking

Vergelijkbare cases

Producten

Oplossingen

yellow arrow

Mis niks! Abonneer je op onze nieuwsbrief.