Kreston Van Herwijnen waagt sprong naar de cloud

Fysieke servers, ze bestaan nog. Vooral in de accountancywereld is er nog een hoop ijzer te vinden. Gelukkig zien we een verandering: er kloppen steeds meer accountancykantoren bij ons aan die de sprong naar de cloud willen wagen. Ook Kreston Van Herwijnen uit de Betuwe.

Maak adviesafspraak

IJzer de deur uit

Een regionaal accountantskantoor met een internationale blik. Zo omschrijf je Kreston Van Herwijnen het beste. Vanuit Tiel en Gendt helpen ze mkb’ers met accountancy, strategisch bedrijfsadvies, fiscaal advies, administratieve dienstverlening en overnames en waarderingen. Van de bakker op de hoek tot die internationale speler uit de regio.Om je een idee te geven van hun IT-situatie vóórdat wij in beeld kwamen, moeten we terug naar 2022. De 70 medewerkers van Kreston Van Herwijnen werken dan nog via een traditionele RDP-verbinding. Regelmatig kunnen ze niet inloggen, werkt de boel traag, krijgen ze rare foutmeldingen en moeten ze herstarten of fysieke updates uitvoeren. Irritant en tijdrovend. En dan is in de loop van de jaren ook nog eens het systeem vervuild geraakt. Bureaubladen staan overvol en beheerdersrechten zijn bij gebruikers beland.
“We merkten aan alles dat het tijd was om onze IT-omgeving af te stoffen en een grote slag te maken”, vertelt Kenny van Oort, partner bij Kreston Van Herwijnen. “Het ijzer de deur uit en de cloud in.”

Weer een accountantskantoor dat het licht ziet! Met twee andere partijen werden we uitgenodigd om te pitchen in Tiel. “Yellow arrow maakte een frisse indruk”, herinnert Kenny zich. “Het was niet van: dit moet je hebben en zo gaan we het doen. Ze stelden vooral vragen over wat we wilden en schetsten de gevolgen daarvan voor onze medewerkers.”
We kregen een go en mochten aan de slag om Kreston Van Herwijnen slimmer te laten werken, tijd-, locatie- en apparaatonafhankelijk.

Denken vanuit de gebruiker

Ook bij dit project zochten we eerst de gebruikers op de werkvloer op. Wat gebruik je allemaal? Wat mis je? En waar loop je tegenaan? Als Microsoft Solution Partner voor onder andere Modern Work en Infrastructure & Security wisten we na de inventarisatie precies wat ze bij Kreston Van Herwijnen nodig hadden.

“We merkten aan alles dat het tijd was om onze IT-omgeving af te stoffen en een grote slag te maken”, vertelt Kenny van Oort, partner bij Kreston Van Herwijnen. “Het ijzer de deur uit en de cloud in.”

Kenny van Oort

Partner bij Kreston Van Herwijnen

Veilig én slim (samen)werken

We richtten voor elke medewerker een Windows 10-laptop in die wordt beheerd vanuit Microsoft Intune. Met een Microsoft 365-omgeving voor onderlinge communicatie, documentcreatie, informatie-uitwisseling en samenwerking. Hét fundament voor een moderne werkplek. Accountancy-software die nog op een traditionele server geïnstalleerd moest worden, boden we aan via Azure Virtual Desktop: een virtuele desktopoplossing, die voor een groot deel wordt gefaciliteerd door Microsoft. Uiteraard timmerden we alles dicht qua beveiliging, zodat iedereen altijd en overal veilig kan werken.

Extra handig: Workspace 365

De hele werkplek is samengebracht in een digitaal portaal: Workspace 365. Medewerkers kunnen vanuit Workspace 365 onder meer e-mails versturen, documenten aanmaken, nieuws vanuit de organisatie lezen en meteen hun werkproces starten. Alles is geïntegreerd met Microsoft 365 en uiteraard afgestemd op de rol die ze hebben in de organisatie en het apparaat dat ze gebruiken. Zo kunnen de mensen van Kreston Van Herwijnen nog slimmer en effectiever (samen)werken.

Kennis moet je delen

We regelden alles samen met hun eigen IT-team, dat de eerstelijns ondersteuning op zich neemt. Kenny: “Vooraf vonden onze vertrouwde IT-mensen het spannend dat yellow arrow erbij kwam om de nieuwe werkplekken te regelen. Maar ze zijn goed meegenomen in het project. Er is heel open gecommuniceerd. Yellow arrow was altijd bereid om kennis te delen en te luisteren naar onze mensen. Dit was echtteamwork.”

Practice what you preach

Voor de implementatie reisden Mikey en Michel af naar de Betuwe. In de weken ervoor hadden ze het personeel al voorbereid op deze dag met praktische trainingen. Kenny: “Daar is veel tijd in gestoken door yellow arrow. Waar vind je wat? Hoe ga je samenwerken? Daar hebben onze collega’s heel veel aan gehad.”
Nu werden de laptops dan echt in gebruik genomen en kon iedereen bij Mikey en Michel langskomen. “De troepen stonden klaar”, vertelt Kenny. “De kinderziektes haalden de jongens er meteen uit. Na anderhalve dag waren we operationeel. Sommige medewerkers waren vooraf een beetje sceptisch - het is immers een hele verandering - maar yellow arrow liet het vlekkeloos verlopen. Practice what you preach: heel mooi.”

Verrast door de automatisering

Inmiddels werkt Kreston Van Herwijnen een jaar op de nieuwe manier. Wat is er veranderd? En dan vooral: verbeterd? “We werken nu meer én slimmer samen, ook met klanten”, concludeert Kenny. “Deze werkplekken zijn makkelijker in beheer en we benutten de functionaliteiten die er zijn veel meer. Het is een enorme stap vooruit. En omdat er nu een beter platform onder onze software staat, kunnen we ook aan de slag met data-analyse.” En de medewerkers? “Die zijn dik tevreden, de performance is goed. We kregen laatste een nieuwe collega die bij een van de big 4-accountancykantoren vandaan kwam. Hij was verrast door de goede automatisering hier. Dat is een mooi compliment voor ons als regionale speler. We zijn heel happy.”