Omnyacc gaat voor digitale vooruitgang

Het is de zomer van 2022 als we een telefoontje krijgen van DOCCO. Je weet wel, het innovatie- en adviesbureau dat accountantskantoren helpt bij hun digitale transformatie. Of we de dijk over willen komen om te pitchen bij Omnyacc in Den Helder. Uiteraard!

Maak adviesafspraak

De cloud is de toekomst

De Omnyacc’ers op de vestigingen Den Helder, Den Burg (Texel), Schagen en Leeuwarden werken dan nog in een oldskool ict-omgeving. Met een eigen serverpark op de hoofdlocatie in Den Helder, waarmee iedereen elke ochtend verbinding maakt. Op een pc, laptops zijn er nog nauwelijks.
“Op zich was dit nog goed werkbaar”, vertelt Albert de Jong, de applicatie- en systeembeheerder van Omnyacc. “Maar we merkten dat de vraag naar mobiel werken in combinatie met Microsoft 365 toenam. Ook gaat het applicatielandschap steeds meer naar de cloud. Onze serverhardware was destijds vijf jaar oud. Hoog tijd dus om naar de toekomst te kijken en nieuwe keuzes te maken. Ook om een aantrekkelijke werkgever te blijven voor de moderne student. Na een sessie met DOCCO werd al gauw duidelijk: we gaan de cloud in.”

Behapbaar verhaal

Op dat moment hebben ze daar in het noordelijkste puntje van Noord-Holland nog nooit van yellow arrow gehoord. Tot onze pitch. Een van de luisteraars is Dennis Bierman, die als partner van Omnyacc in de werkgroep ICT zit. “Ik had meteen een goed gevoel bij yellow arrow. Peter had een goed verhaal. Heel behapbaar. En ze gingen dieper op de materie in dan andere partijen. Ze wilden écht bovenhalen welke issues er bij ons leefden om de meest ideale oplossing te bepalen.”

Ook Albert is vanaf moment één te spreken over de ‘Nunspeetse jongens’. “De klik was er meteen. Je bent er geen nummer, zoals bij veel grote IT-partijen. En kostentechnisch deden ze ook nog eens een goeie aanbieding. Het klonk mooi, nu mochten ze het gaan waarmaken.”

“Ik was bij de pitch erg gecharmeerd van Workspace als tussenlaag. Alle bestanden vind je hier makkelijk terug. Zonder telkens te hoeven wisselen tussen programma’s.”

Dennis Bierman

Partner van Omnyacc (op de foto rechts)

Gecharmeerd van Workspace

Uitdaging aangenomen! Wat ons Strakke Plan© was om Omnyacc tijd-, locatie- en apparaatonafhankelijk te laten werken?

Elke medewerker krijgt een Windows 11-laptop die wordt beheerd vanuit Microsoft Intune. Met een Microsoft 365-omgeving uiteraard. Software voor accountants die op een traditionele server geïnstalleerd moet worden (denk aan Unit4/Exact), laten we draaien via Azure Virtual Desktop, een virtuele desktopoplossing. Albert spoelde met een aantal werkstudenten de laptops in. Onze Michel hielp hem met de Intune-inrichting.

Ook zetten we Workspace 365 in. Binnen onze Workspace 365-oplossing komen alle toepassingen en informatiebronnen die een medewerker nodig heeft samen. Lekker overzichtelijk. Zelfs Omnyacc-nieuws, mededelingen en evenementen zijn er terug te vinden. Dennis: “Ik was bij de pitch erg gecharmeerd van Workspace als tussenlaag. Alle bestanden vind je hier makkelijk terug. Zonder telkens te hoeven wisselen tussen programma’s.”

En dan ineens – verrassing! Vestiging Heerhugowaard wil ook mee in de digitale vooruitgang. Er komt een flinke bak werk bij. Albert: “We kozen voor een gezamenlijke ‘big bang’ en dus werd het hoofdproject twee maanden uitgesteld. Ook dat is een compliment waard. Yellow arrow was heel flexibel. Dankzij de inzet van Mark en Mikey liep de migratie heel goed en konden wij samen met het testteam de meeste kinderziektes al voor de livegang verhelpen.”

Van archiefkast naar Sharepoint

Voor Omnyacc regelden we ook een Document Management Systeem (DMS). Dat is meestal een extern programma, maar Jurrian bouwde het in Sharepoint. Alle documenten uit archiefkasten (en daar hebben accountants er nogal wat van) vinden de medewerkers nu in een online database. Zoeken naar dat ene dossier met één druk op de knop. Handig!

De Omnyacc’ers moeten daar nog wel aan wennen. Dennis: “De livegang viel iedereen ontzettend mee. Op alle vestigingen liepen jongens van yellow arrow rond om vragen te beantwoorden en te helpen wanneer er een vreemd venster verscheen. Enige heikele punt is nog steeds Sharepoint. Waar sla ik wat op? Hoe ga ik met documenten om? Die interne werkprocessen, dat is nog even zoeken.”

Maar daar hebben wij wat op gevonden. We geven aanvullende Sharepoint-trainingen, omdat we het belangrijk vinden dat de medewerkers de techniek begrijpen, omarmen en adopteren. Want - zoals we bij yellow arrow zeggen - als je de meerwaarde niet ziet, zit IT je alleen maar in de weg.

Nóg slimmer en veiliger werken

En nu? “Nu focussen we samen met yellow arrow op de toekomst”, zegt Albert. Een paar voorbeelden:

yellowSECURE
Onze yellowSECURE-dienst monitort 24/7 de werkplekomgeving, de oplossingen en de (klant)informatie die daarin staat. Het spoort potentieel gevaar op en als het nodig is, isoleren we dat gevaar, zodat het geen of heel beperkt schade aanricht. En we zorgen voor een ijzersterk calamiteitenplan. Albert: “We zijn nu vooral bezig met awareness onder het personeel, met phishing tests en trainingen.”
Teams
Albert: “Er wordt nog steeds veel gemaild binnen Omnyacc. Het gebruik van Teams moet dat veranderen. Yellow arrow laat zien hoe we nog slimmer kunnen werken.”
VoIP
Sluit daar mooi bij aan. Omnyacc heeft wel oren naar VoIP-telefonie (bellen via het internet). Het plan is om telefonie ook te combineren met Microsoft Teams. Dat maakt het applicatielandschap nog eenvoudiger.
Microsoft (365) Copilot
De geavanceerde AI-assistent die helpt met taken in de Microsoft 365-omgeving. Een tijdje terug was Corné bij Omnyacc voor een strategische sessie. Hij vertelde over ontwikkelingen bij Microsoft en de kansen voor de accountancy. Albert: “We kunnen ook in de accountancy haast niet meer om AI heen. Zes collega’s testen nu Microsoft Copilot.”

Gek op digitale vooruitgang én vlaai

Er is dus nóg meer digitale vooruitgang te boeken daar in Noord-Holland en Friesland. We zijn voorlopig nog niet van elkaar af. Maar dat vindt niemand erg. Albert: “Ik werk heel fijn met de jongens daar in Nunspeet. Het is altijd gezellig. En ze zijn gek op eten daarzo. De laatste keer dat ik er was, nam ik vlaai voor ze mee. Dat doe ik niet overal.” We kunnen niet wachten tot hij weer deze kant op komt. Mét taart. Tot snel, Albert!