Nieuw intranet voor van Ree accountants

Hoe groter een organisatie wordt, hoe meer waarde die gaat hechten aan het soepel laten verlopen van de interne communicatie en het goed organiseren van de informatiehuishouding. Wanneer organisatie-informatie zoals bijvoorbeeld interne e-mails, nieuwsberichten en naslagwerken niet centraal te raadplegen zijn, kan dat het dagelijks werk minder overzichtelijk maken. Ronald Bussink, manager bedrijfsvoering bij Van Ree accountants, wilde dit voor zijn: “Ons vorige intranet kon onze behoefte niet meer aan. Wij wilden onze medewerkers op een betere manier op de hoogte kunnen houden van het wel en wee van ons kantoor, van elkaar en van alle relevante informatie rondom het uitvoeren van ons werk.” Aan yellow arrow de schone taak om het intranet op de schop te nemen en aan te laten sluiten bij een ambitieuze organisatie.

Maak adviesafspraak

Vindbaar, slim en overzichtelijk

Elk bedrijf beschikt over een bepaalde hoeveelheid aan interne reglementen en andere documentatie. Voor een accountantskantoor als Van Ree geldt dat natuurlijk dubbel en dwars. Ronald vertelt: “Handboeken, modellen, memo’s – alles wat van belang is voor ons als organisatie stond op het oude intranet. De aard van dit materiaal brengt met zich mee dat je er snel doorheen wilt kunnen scannen als je iets opzoekt. Daar zat ‘m het probleem met ons vorige intranet: de zoekfunctie werkte niet naar behoren. Wanneer je vlug wilde weten hoe het ook alweer zat met een bepaling of afspraak, was je veel tijd kwijt met het doorzoeken van het materiaal. Dat is wel anders bij het huidige intranet, dat yellow arrow voor ons heeft gebouwd op basis van Valo en Sharepoint Online. Dit intranet is locatie- apparaat- en tijdsonafhankelijk te benaderen. De zoekfunctie die we nu hebben zoekt niet alleen in titels van documenten, maar ook in de stukken zelf. Zo heb je in een mum van tijd te pakken wat je nodig hebt.”

Eén plek voor nieuws en informatie

De hoeveelheid nieuwsberichten die via bijvoorbeeld interne e-mails verspreid werd, nam ook af. Ronald gaat verder: “Voorheen stuurden we groot en klein nieuws via een mail naar onze medewerkers. Ook werd er redelijk veel gebeld om informatie door de organisatie te sturen. Tegenwoordig is dat wel anders. Op het moment dat je inlogt op het intranet zie je in één oogopslag wat je weten moet en kun je verder. Dat betekent niet alleen dat je medewerkers minder vaak lastig valt, maar ook dat je ze veel makkelijker en efficiënter informeert. Daarbij categoriseer je informatie beter, waardoor het overzichtelijk blijft en later weer snel terug te vinden is.”

Hoe meer zielen, hoe meer mijlpalen

Met 160 medewerkers in dienst is er altijd wel iemand jarig of komt er een jubileum aan. Ook wil iedereen natuurlijk graag een keer vakantie of een dag vrij. Ronald: “Vroeger zochten we ons heil in Excel-bestanden die op termijn onoverzichtelijk werden. Ook gingen er versies naast elkaar bestaan. Nu plaatsen we alles centraal in het intranet en ziet iedereen meteen wat de actuele gebeurtenissen zijn en welke mogelijkheden er nog zijn om bijvoorbeeld een dag vrij te nemen. Omdat de informatie die je voor je hebt altijd up-to-date is, voorkom je vervelende verrassingen en weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Als je wel in Excel-bestanden wilt (samen)werken, plaats je die ook eenvoudig in de intranetomgeving waarin alles actueel, veilig en beschikbaar blijft.”

Implementatie, adoptie en samenwerking

Zo’n fraai nieuw intranet moet natuurlijk wel breed gedragen worden door de hele organisatie. Ronald laat weten: “Al voordat we te maken kregen met het coronavirus, hebben we geïnvesteerd in een toekomstbestendige omgeving binnen Microsoft 365. Juist daarom sloot het nieuwe intranet goed aan bij onze visie en werkwijze. Toen het intranet klaar was om in gebruik te nemen, hebben we een digitale training gekregen die logischerwijs op afstand plaatsvond. Alle medewerkers hebben in groepen in Teams de trainingen gevolgd, die op een rustige en duidelijke manier gegeven werden. We konden hierna meteen aan de slag. Sowieso is de planning van yellow arrow erg strak en houden ze zich aan de heldere afspraken die we van tevoren met elkaar hebben gemaakt.”

Ticketsysteem en formulieren

Hoe gaat het nu verder? “Yellow arrow vertelde ons dat het intranet nog veel meer potentie heeft,” vervolgt Ronald. “Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan zogenaamde Power Apps die integreren met en beschikbaar zijn via het intranet. Hierin kunnen medewerkers formulieren invullen voor de aanvraag van bijvoorbeeld een telefoon of een leaseauto. Deze formulieren vullen zelf de nodige informatie aan en worden automatisch door het systeem in behandeling genomen en afgewikkeld. Alle werkstromen die bij het proces horen zijn geautomatiseerd met Microsoft Power Automate. Een andere app maakt het voor medewerkers mogelijk om meldingen in te schieten met daarop een wens of probleem, dat de juiste mensen dan eenvoudig en op een geschikt moment op kunnen pakken. Hier zijn we erg enthousiast over binnen het bedrijf. Je ontlast de organisatie, houdt de communicatie overzichtelijk en hebt meteen een gestructureerd dossier. Door dit nieuwe intranet en deze Power Apps is onze interne informatiehuishouding veel efficiënter ingericht, waarvan we in alle lagen van de organisatie dagelijks de vruchten plukken.”

Nieuw intranet voor van Ree accountants

Vindbaar, slim en overzichtelijk

"Op het moment dat je inlogt op het intranet zie je in één oogopslag wat je weten moet en kun je verder."

Eén plek voor nieuws en informatie

Hoe meer zielen, hoe meer mijlpalen

Implementatie, adoptie en samenwerking

"Wij wilden onze medewerkers op een betere manier op de hoogte kunnen houden van het wel en wee van ons kantoor én van elkaar."

Ticketsysteem en formulieren

Vergelijkbare cases

Producten

Oplossingen

yellow arrow

Mis niks! Abonneer je op onze nieuwsbrief.